Organización de Eventos
“Organización de Eventos”
1. Explica los tipos de comités ( Administración académico RRPP)
- · Comité de administración: Tiene a su cargo la parte financiera y el apoyo logístico.
- · Comité académico: Se encarga de hacer los contactos con los conferencistas, participante de la mesa redonda y coordinan la recepción de las conferencias.
- · Comité de relaciones públicas: Proyecta la imagen positiva del evento, tiene la responsabilidad de divulgar y promocionar los comités.
2. Explica y ejemplifica desde el punto A-H Acompañe con imágenes
a) Promoción y Divulgación: Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la debida anticipación los afiches. Así mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes otorgándoles folletos con toda la información, los cuales deben contener: fecha y sede, objetivos, programa académico, programa social, entre otros.
Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratégicos.
- Ejemplo: ofrecer un segundo producto a mitad de precio, por la compra del primero.
b) Inscripciones: Este recoge las primeras impresiones de los asistentes al evento, establece un procedimiento que sea funcional y ágil, el sitio de las inscripciones debe estar ubicado en un lugar visible y con suficientes espacios.
- Ejemplo: Martes 12 y miércoles 13 de agosto de 2008
- CAMPUS ANGAMOS UNIVERSIDAD DE ANTOFAGASTA
- Dirección: Avda. Angamos N°601.
- Centro de Extensión: (según tríptico)
- Exposiciones, Presentación de las Empresas
- y Entrega de Certificados
- Valor Inscripción:
- - Profesionales : $50.000.-- Académicos : $30.000.-- Estudiantes : $15.000.-
c) Escarapelas y materiales: La escarapela (o distintivo), debe contener el nombre completo del participante, empresa, ciudad y cargo también se le debe entregar toda la información importante.
d) Recepción, alojamiento e información: Generalmente el secretario(a) es el encargado(a) de hacer reservación, es importante solicitar con anterioridad, dicha confirmación para no correr el riesgo de tener dificultades. Son los integrantes de este subcomité quienes se encargarán de la recepción de los asistentes, si así lo establece el reglamento del evento.
- Ejemplo: El recepcionista recibe a los invitados, otorgandoles comodidad y la información que estos necesiten.
e) Transporte: Es el responsable de coordinar la movilización de los asistentes, funcionarios y personal en general que forma parte del evento. Debe prever la contratación de vehículos para el transporte de asuntos relacionados directamente con la empresa.
- Ejemplo: La secretaria contrata vehiculo para el transporte de los invitados al lugar del evento.
f) Actos sociales: Corresponde a la coordinación del programa social general de eventos. Los eventos sociales requieren el máximo de atención y por eso para cada uno de ellos se deben elaborar el respetivo manual, contratar la animación según el caso.
- Ejemplo: La secretaria se encarga de contratar a un cantante para la animación del evento.
g) Protocolo: Es el encargado de elaborar la lista de invitados y les hace llegar la documentación necesario sobre el evento. Es el encargado de la organización de las mesas en cada uno de los eventos.
- Ejemplo: El secretario le hace llegar las invitaciones del evento a los participantes.
h) Secretaria del evento: Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión, archivos, conserva los documentos, se encarga de las tramitaciones, realiza llamadas a los participantes. También su función es elaborar circulares de promoción e invitación al evento y actualiza las listas
. 
- Ejemplo: La secretaria se encarga de confirmar la asistencia de los invitados.
3. En qué consiste la planificación de un evento (punto 1 al 6 ) (Ejemplifique incorpore imágenes)
1. Debes considerar los siguientes aspectos en la Planificación de un evento:
- Definir los Objetivos: Son los propositos que se persigan con la realización del evento, dependen de la preparación de este.
Ejemplo: Inauguración de una sucursal de la empresa, la presentación de un nuevo producto, un almuerzo o desayuno de trabajo, entre otros.
- Programación académica y social: En este proceso de la planificación del evento se comienzan a definir las posibles actividades culturales y sociales que se realizaran, con el fin de determinar un cronograma.
- Duración: Es donde se determina el tiempo para realizar el evento y una fecha aproximada de este. Son los horarios protocolares según el tipo de evento.
Ejemplo: Almuerzo 13:00 – 13:15 y 13:30 horas
Coctel 18:00-18:30 – 19:00-19:30 horas.
- Número de asistentes: Es en esta etapa donde se fija un tope máximo de participantes en el evento, conservándose el protocolo del Orden Jerárquico.
- Presupuesto general del evento: es el costo total del evento y el valor de la inscripción, la disponibilidad de recursos que la organización pueda dedicar para este fin.
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Ejemplo: Salones de conferencias, Comida, actos sociales, etc.
- Organización del evento: Para esta etapa, debe haber un coordinador general del evento con la autonomía para autorizar los gastos, y un comité organizador, quienes conjuntamente asignaran funciones y elaboraran el plan general de trabajo.
Ejemplo:Al comité de relaciones públicas, se les asigno la función de promocionar, divulgar y atender a los participantes, con el fin de proyectar una imagen positiva del evento.